Le dossier d’admission en EHPAD

Le formulaire unique

• Le volet administratif, rempli par la personne ou un proche habilité et signé par elle ou son représentant légal : identité, situation familiale, ressources, protection juridique éventuelle.
• Le volet médical, rempli par le médecin traitant et remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement.

Le même formulaire sert pour l’hébergement temporaire et l’accueil de jour. Télécharger : Cerfa n° 14732*03 sur service-public.

Les pièces à joindre

• Carte d’identité ou passeport, livret de famille, titre de séjour le cas échéant.
• Attestation de carte Vitale et de mutuelle.
• Justificatifs de retraite, dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
• Selon le cas : notification d’aide sociale, notification d’allocation personnalisée d’autonomie, jugement de mesure de protection.

L’établissement peut demander d’autres pièces une fois l’admission acceptée.

Où et à combien d’établissements l’envoyer

Il n’y a aucune limite : déposer plusieurs demandes en même temps est recommandé. Dans la quasi-totalité des départements, le service en ligne ViaTrajectoire envoie le même dossier à plusieurs établissements et suit leurs réponses. Sur papier, l’envoi en recommandé avec accusé de réception garde une trace. Avant d’envoyer, vérifiez pour chaque établissement le tarif et l’habilitation à l’aide sociale : l’annuaire les donne.

Le contrat de séjour : ce qui vous protège

• Obligatoire dès que le séjour peut dépasser deux mois. Il précise les prestations, le calcul de la facture en cas d’absence ou d’hospitalisation et l’évolution annuelle des tarifs.
• Rétractation : 15 jours après la signature (ou après l’admission si elle est postérieure), par écrit, sans préavis — seule la durée effectivement passée est due.
• Résiliation par le résident : à tout moment, par écrit, avec un délai de réflexion de 48 heures et le préavis prévu au contrat (un mois au plus). L’établissement ne peut résilier que dans trois cas : manquement grave du résident, cessation d’activité, besoins de soins qu’il ne peut plus assurer — après avoir trouvé une solution.
• Dépôt de garantie : au plus un mois de tarif d’hébergement, restitué dans les 30 jours après le départ. État des lieux contradictoire à l’entrée et à la sortie : sans lui, aucune remise en état ne peut être facturée.
• Une caution solidaire peut être demandée aux enfants ; pour un bénéficiaire de l’aide sociale, elle est limitée à ce qui reste à sa charge.
• Demandez la liste écrite des prestations facturées en plus du socle (linge personnel, coiffeur…) avant de signer : comparez-les d’un établissement à l’autre.

Sources : service-public, fiche F763 ; portail national des personnes âgées (21/11/2024).

Les pièges qui font perdre des semaines

• Le volet médical oublié. C’est la première cause de dossier bloqué : relancez le médecin traitant.
• Attendre l’entrée pour demander les aides. L’allocation personnalisée d’autonomie est due à compter du dépôt du dossier complet, et l’aide sociale doit être demandée dans les deux mois suivant l’entrée.
• Une seule demande, dans l’établissement le plus proche : la liste d’attente peut être longue.

Questions fréquentes